Grupo de WhatsApp no condomínio: Veja as 4 dúvidas mais comuns
8 de fevereiro de 2022
Quem pode criar o grupo de WhatsApp? Como administrar? É oficial? Saiba isso e muito mais nesse artigo da MGemal!
O WhatsApp é a plataforma de mensagens rápidas, que visa facilitar a comunicação entre você e seus contatos. Conectados via internet e pelos números do celular, é possível enviar mensagens rápidas de texto, áudio, fazer ligações, enviar fotos e outras mídias; ações que podem ser feitas individualmente ou em grupo.
Os famosos grupos de WhatsApp são grupos de dois ou mais contatos, que normalmente têm objetivos e afinidades em comum. Podem ser grupos familiares, de amigos, de trabalho ou grupos de WhatsApp entre moradores de um mesmo condomínio.
Com o intuito de facilitar a comunicação entre os condôminos e informar decisões, o WhatAspp pode ser uma ótima ferramenta para aumentar a integração dos moradores.
Mas o grupo de WhatsApp de condomínio é um meio de comunicação formal? Qual o objetivo? Como mediar conflitos? Quem pode fazer? É necessária a realização de uma Assembleia?
Se você é síndico de um prédio e está pensando em criar um grupo Whatsapp para o seu condomínio, não crie antes de ler o artigo do Grupo MGemal até o final!
1 – Quem pode criar o grupo de WhatsApp do condomínio?
Essa é a primeira pergunta que deve ser respondida antes da criação de qualquer canal de comunicação de um empreendimento: O grupo sempre deve ser criado pelo(a) administrador(a) ou síndico(a) do prédio.
Na ocasião de um morador já ter criado o grupo, o síndico deve conversar com ele, explicando as consequências de manter um canal de comunicação “paralelo”: ausência de distribuição de responsabilidade, importunação e deficiência de resultados.No caso de já existir um grupo de WhatsApp e acontecer nova eleição de síndico, o dono do grupo de WhatsApp deve nominar outro participante como administrador do grupo, não havendo a necessidade da criação de novo grupo para cada gestão sindical.
2 – Como criar o grupo de WhatsApp de condomínio?
Agora que você já sabe quem pode criar o grupo, a pergunta é como criá-lo. A MGemal responde: a criação deve do grupo deve ser submetida à autorização dos condôminos em uma Assembleia.
Importante ressaltar também que, mesmo após autorizada a criação, a participação no grupo por parte do condômino é opcional.
Em outras palavras, o número de telefone é um dado pessoal e sigiloso, sendo do condômino e do morador a escolha de expor seus dados para os demais moradores em um grupo.
3 – O grupo de WhatsApp de condomínio é um canal de comunicação oficial?
Apesar do caráter de autorização em Assembleia, o grupo do WhatsApp, mesmo que sob gestão da administração do condomínio, é considerado um canal de comunicação complementar, mas não oficial.
Isso quer dizer que reclamações, por exemplo, devem ser feitas no Livro de Ocorrências.
O grupo de WhatsApp pode sim, ajudar em muitos aspectos: emergências, decisões rápidas, avisos urgentes ou até questões referentes ao entorno do prédio; mas as demandas lá colocadas só serão resolvidas pelo síndico após a formalização das solicitações.
Por isso, o WhatsApp é considerado um canal de comunicação complementar, não esquecendo outros canais de comunicação do condomínio, como e-mails e murais, conforme descrito, eventualmente, na Convenção do prédio.
4 – Como gerenciar um grupo de WhatsApp de condomínio?
Algumas situações do nosso cotidiano nos levam a pensar em grupos de WhatsApp como sinônimo de “bagunça”: pessoas falando o que não deveriam, desorganização e bate-boca. Mas é possível ter uma gestão de grupo organizada, e a MGemal te passa dicas preciosas para isso:
- Administração do grupo: como explicado acima, é essencial que o grupo seja administrado pelo(a) síndico(a) ou administrador(a) do condomínio, assim como acontece com os demais meios de comunicação do empreendimento (murais, e-mail etc)
- Estabeleça regras claras de conduta e de uso do grupo: liste quais devem ser os assuntos proritariamente abordados (reformas e uso de espaços comuns, por exemplo) e quais tópicos devem ser evitados (política, religião e ofensas).
É possível, inclusive, esclarecer os “horários de funcionamento” do grupo, comunicando os prazos de resposta das comunicações enviadas. Estas informações devem ser enviadas por mensagem e colocadas na descrição do grupo.
Explique o objetivo do grupo e fale como é importante contar com a colaboração de todos para o bom uso do grupo, e procure chamar a atenção de algum morador mais “rebelde” de forma particular.
- Estabeleça quem pode enviar mensagens no grupo: hoje, o WhatsApp oferece diversas opções de configuração de grupos, inclusive a escolha de é habilitado a enviar as mensagens.
Ao configurar que somente os administradores têm o poder de fala, retira-se o caráter de interação do grupo; mas esta limitação pode ser uma opção para condomínios muito grandes ou nos quais os moradores têm dificuldade de seguir diretrizes.
- As regras valem para todos, inclusive para os síndicos: nunca devem ser expostas cobranças ou dados pessoais dos integrantes do grupo. Os participantes também devem ser tratados com respeito e acolhimento.
Leia também: O guia completo sobre multas em condomínios
Pergunta extra: criou o grupo de WhatsApp e não deu certo?
Cada condomínio tem a sua particularidade. Em alguns casos, os proprietários não moram perto do imóvel e o grupo facilita a resolução de decisões; em outros, o prédio tem muitos moradores que não seguem as diretrizes estabelecidas, e o grupo torna-se desorganizado.
Caso a ferramenta não se adapte à realidade do empreendimento, é hora de pensar em excluir esse canal de comunicação.
Para isso, é ideal é que seja realizada o mesmo protocolo da criação do grupo: uma Assembleia que autorize a extinção do grupo.
Enquanto síndico(a), exponha as dificuldades que o grupo está enfrentando: falta de concordâncias e ofensas, ou até mesmo falta de tempo pessoal para se dedicar ao canal.
Enfatize os demais canais de comunicação existentes, como o e-mail, telefone, cartas ou site. Se feito de forma respeitosa, temos certeza que seus condôminos irão concordar!
Para mais informações sobre o grupos de WhatsApp de condomínios ou outros canais de comunicação prediais, fale com o Grupo MGemal!
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Fontes consultadas: